Nhiều quản lý giỏi và cả những người thành công trên thế giới đều có khả năng đa nhiệm tuyệt vời. Tuy nhiên, lại có những nghiên cứu/ nhận đinhh cho rằng đa nhiệm gây xao nhãng và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất, cũng như chất lượng công việc. Vậy đâu mới là nhận định đúng?

Mutil-task là gì?

1. Không ít người (trong đó bao gồm người thực hiện bài viết) bật hàng tá những tab khác nhau trên trình duyệt của mỗi khi sử dụng: Facebook, Youtube, Mail, Google,… thậm chí một bộ phim hay trận đấu nào đó được thu nhỏ ở góc màn hình. Họ liên tục thay đổi các tab khác nhau khi làm việc. Một số khác với khối lượng công việc lớn và nhiều những hạng mục khác nhau, họ luân phiên thay đổi các công việc, từ làm một bản kế hoạch Marketing, trả lời mail từ khách hàng, trả lời tin nhắn của đồng nghiệp,… tất cả mọi việc hầu như được làm cùng lúc. Làm việc đa nhiệm là từ cụ thể nhất để miêu tả những hoạt động này.

Đa nhiệm ( thuật ngữ tiếng Anh: Muti-tasking) là từ miêu tả gần đúng nhất với những công việc/ hoạt động của bạn được làm trong cùng một thời điểm.

Đa nhiệm có vẻ là cách tuyệt vời để bạn có thể xử lý mọi việc trong cùng một lúc nhanh chóng. Và bạn có thể cho rằng bạn khá giỏi, ưu việt trong việc cân bằng mọi công việc. Tuy nhiên, hãy dành đôi chút thời gian tìm hiểu về cách làm việc được cho là  ‘hiệu quả’ này nhé!

Trải lòng của những con dân mutil-task

Trong khi bạn đang gồng mình làm nhiều điều cùng lúc; vừa thư giãn vừa cố gắng hoàn thành công việc nhanh nhất thì các nghiên cứu đã cho thấy rằng bộ não của con người hầu không thể xử lý nhiều công việc cùng một thời điểm. Và trên thực tế, một số nghiên cứu đã cho rằng làm việc đa nhiệm có thể làm giảm năng suất đến 40% so với khi bạn tập trung vào một công việc cụ thể!

Sự thật là các multitaskers (người làm việc đa nhiệm) thường bị rắc rối vì sự mất tập trung/ xao nhãng với biểu hiện rất dễ nhận thấy: hay quên những điều vụn vặt, có những lỗi nhỏ; thường xuyên nhầm lẫn, thiếu xót; ngày càng mất nhiều thời gian khi chuyển từ công việc này sang 1 công việc khác,… và thậm chí, khả năng tập trung, khả năng sáng tạo của họ ngày càng kém khi được đặt vào trường hợp cần giải quyết một vấn đề gấp.

Nhìn vào có thể thấy những multitaskers có thể giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng thế nhưng các công việc có khoản thời gian xử lý dài, sự tư duy và sự kĩ lưỡng sẽ không được hiệu quả như khi họ tập trung tuyệt đối. Điều này có thể thấy qua những trường hợp hết sức cụ thể, một bài viết quảng cáo được viết liền mạch và tập trung sẽ trôi chảy và mượt mà hơn một bài tương tự bạn viết khi làm các task việc khác nhau cùng lúc. Điều này sẽ diễn ra tương tự với những công việc khác.

Đặc biệt, việc làm nhiều thứ một lúc rất mệt mỏi. Chúng khiến não, mắt và cả tâm trí của bạn liên tục thay đổi theo các công việc và hoạt động khác nhau. Chính vì vậy, đa nhiệm giúp bạn làm việc hiệu quả khi chúng phải ‘căng sức’?

Hãy biến đa nhiệm thành hiệu suất

Việc tung hứng nhiều những công việc và nhiệm vụ sẽ không là cách hữu hiệu giúp bạn làm việc hiệu quả. Hãy là một multitaskers thông minh khi biến đa nhiệm thành hiệu suất khi áp dụng một số tips nhỏ sau:

1. Điều đầu tiên, bạn cần nhớ là: Hãy chỉ xử lý vào một nhiệm vụ tại một thời điểm, để công việc làm một cách nhanh chóng và hiệu suất nhất.
2. Mạnh dạn tắt những tab không liên quan khi xử lý các công việc. Điều này sẽ giúp bạn xao nhãng với những cuộc nói chuyện hay những điều vụn vặt khi làm việc.
3. Check list các hạng mục và sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên để có thể tập trung giải quyết lần lượt mọi việc nhanh chóng.
4. Ưu tiên giải quyết các công việc có thời gian xử lý dưới 5 phút trước. Việc này sẽ giúp bạn, tiết kiệm và giảm áp lực cho bản thân khi phải tiến hành cả một list dài những công việc mỗi ngày.
5. Đối với các công việc cần thời gian nhiều, bạn nên xây dựng khung nội dung trước khi tiến hành. Ví dụ khi làm một báo cáo, hãy note những nội dung cần được báo cáo => tập hợp số liệu => so sánh và nhận xét…. Điều này, sẽ giúp hệ thống được công việc của bạn, tránh mất thời gian cho những hoạt động ngoài lề khác.

Lời cuối: Đa nhiệm không hề là xấu. Nó là một khả năng cần có ở những nhà quản lý và lãnh đạo. Thế nhưng, trước khi vươn lên những vị trí đó, bạn cần sự tập trung và khả năng làm việc hiệu suất để ghi điểm với cấp trên.

Và tác giả của bài viết cũng đang trên con đường cố gắng tập trung và làm việc hiệu suất sau những ngày hiệu quả công việc và đầu óc sụt giảm khi xử lý nhiều việc cùng một lúc. =))) Đừng như tác giả.

• Và một bài viết khá hay khác về đa nhiệm bạn có thể nghiên cứu: http://www.bbc.com/news/science-environment-24645100